Broj podataka koji će se iskazati u navodu ovisi o stupnju sređenosti arhivskog fonda ili zbirke.

 

Podaci neophodni za valjanost zapisa istaknuti su debljim slovima, a navodi se:

#
Podatak Primjer 1 Primjer 2
1. Naziv arhiva Državni arhiv u Pazinu Državni arhiv u Pazinu
2. Signatura fonda HR-DAPA-2 HR-DAPA-55
3. NAZIV FONDA  

(Naziv fonda na jeziku izvornika)

OPĆINA LABIN

(Communis Albonae, Comunità d’Albona)

PREFEKTURA ISTRE U PULI

(Prefettura dell’Istria a Pola)

4. Raspon godina gradiva 1420/1797 1923-1945
5. Naziv serije /cjeline

(kojoj pripada jedinica koja se citira)

Zapisnici sjednica Općinskog vijeća: knjiga 8 VI. Osoblje
6. (Raspon godina gradiva unutar serije) (1718-1744) (1923-1924)
7. Naslov ili podatak o sadržaju jedinice

na koju se odnose citirani podaci

fol. 55 (4. IV. 1724) dok. 5678
8. (Raspon godina ili nadnevak jedinice

na koju se odnose citirani podaci)

(4. IV. 1724) (12. II. 1923)
9. Tehnička jedinica (kutija, svežanj, knjiga) kutija 6 kutija 56

 

Primjer 1:

Državni arhiv u Pazinu, HR-DAPA-2, OPĆINA LABIN (Communis Albonae, Comunità d’Albona), 1420/1797, Zapisnici sjednica Općinskog vijeća (1718-1744), knjiga 8: fol. 55 (4. IV. 1724), kutija 6.

 

Primjer 2: 

Državni arhiv u Pazinu, HR-DAPA-55, PREFEKTURA ISTRE U PULI (Prefettura dell’Istria a Pola), 1923-1945, VI. Osoblje, (1923-1924), dok 5678 (12. II. 1923), kutija 5.